Работа със системата Dreem Business Software

Версия за печат

Въведение

В тази статия:

• Какво представляват Документите за продажба
• Кои документи са търговски и кои данъчни
• Връзки между документи и последователност

Документите за продажба се създават при сключване на сделка между Продавача (потребителя на продукта) и Купувача (клиента). На практика те представляват търговски документи, чрез които се дефинира договорката между двете страни. Те съдържат цялата информация по отношение на сделката и формират задължение на клиента към потребителя на продукта. Опцията Документи за продажба съдържа две основни групи документи:

• Търговски документи: Продажба, Кредитен документ за продажба, Дебитен документ за продажба;
• Данъчни документи: Фактура за продажба, Кредитно известие за продажба, Дебитно известие за продажба,  Отчет за извършени продажби, Отчет за извършени продажби по специален ред, Митническа декларация;

Първичните в системата са търговските документи, от които се създават данъчните, а пък те от своя страна могат да влязат в счетоводството като счетоводни документи. Отделно на това всяка сделка преминава и през звената склад (при стока) и каса или банка, за да бъде изцяло приключена. Тези звена също имат документи, с които се валидира дали стоката е излязла от склада и дали е платена. Но за по-голяма яснота нека проследим диаграмата на една сделка по продажба на определена стока.

В бизнеса има различни видове сделки, от такива които започват и свършват в рамките на една минута, до такива които могат да бъдат разтеглени дори в рамките на няколко календарни години. От друга страна, за всяка част от дадена сделка може да отговаря различно звено в дадена организация, напр. отдели Продажби, Каса, Склад и др.

В зависимост от мащаба на организацията и структурата ѝ, системата Dreem може лесно да се настрои и да се ползва и от малки фирми и от големи предприятия. Но за по-голяма яснота нека проследим една сделка по продажба на определена стока, за която на момента ще получим сумата по продажбата и ще изпишем стоката от склада.

Когато сключваме сделка за продажба, създаваме Документ за продажба, с който системата приема че е извършена продажба на описаната стока в документа и:

1. Стоката не е изписана от склада.

2. Възниква вземане от клиента.

3. Няма издадена фактура.

Всички тези останали операции можем да извършим едновременно. Затова при валидиране (приключване) на документа за продажба, системата извежда форма чрез която могат да бъдат генерирани всички останали документи по сделката, а именно:

1. РСД — разходен складов документ. Издължава стоката на продажбата и намалява наличността в склада.

2. ПКО — приходен касов ордер. Погасява възникналото вземане от клиента. (ако е зададено плащане в брой)

3. ФПрод — фактура за продажба. Генерира се фактура за продажба на база документа за продажба.

3.1. Счетоводно записване — създава се счетоводно записване за издадената фактура - 411/702 *.

3.2. Касов бон — създава се счетоводно записване за плащане по издадената фактура - 501/411 *.

3.3. Изписване на МЗ — създава се счетоводно записване за изписване на стоката от счетоводния склад по издадената фактура - 702/304 *.

* Всички сметки, използвани в счетоводните записвания зависят изцяло от сметкоплана и настройките на автоматичния осчетоводител

По този начин ние на практика приключихме сделката, като за целта издадохме всички необходими документи. Всяка от тези операции може да бъде извършвана през различно време и от различни потребители. Всичко зависи от организацията на документооборота и настройки на права в системата.

Заключение

В заключение можем да кажем, че първичния документ за всяка сделка е Документа за продажба. Този документ е носител на цялата необходима информация за автоматичното създаване на всички останали документи. Разбира се, има и изключения когато сделката ни започне с Оферта или Документ за заявка и др., но това са предшестващи документи по дадена сделка. На такъв етап ние все още не знаем дали ще имаме сделка или не. В системата са заложени и такива документи, от които можем да стартираме и ако стигнем до договорка, от тях можем да генерираме Документ за продажба и да продължим по горе описаната схема.

Всички операции по една сделка могат да бъдат извършени, както едновременно от един оператор, така и в различно време от различни оператори. Формата за генериране на свързани документи може да бъде отваряна безкрайно много пъти, докато не бъдат издадени всички необходими документи за приключване на сделката.

Данъчните документи могат да осчетоводяват автоматично. Използваните сметки при тези счетоводни записвания зависят изцяло от настройките на сметкоплана и автоматичния осчетоводител.