Универсална счетоводна статия

Версия за печатВерсия за печат

Въведение

В системата Dreem сме създали инструмент за въвеждане на универсални счетоводни статии. Той е максимално опростен, но за да бъде добре разбран, следва да дадем няколко примера. Представете си, че трябва да въведем фактура за продажба, но в табличен вид. За целта нека разгледаме следното счетоводно записване.

Сметка Сума   Сметка Сума
4111 600.00 | 702 500.00
    | 4532 100.00

От направения по този начин запис става ясно, че сме продали стока за 500.00 лв. и сме начислили 100.00 лв. ДДС. Данните в това записване са абсолютно достатъчни за Баланс, ОПР, Главна книга и Оборотна ведомост. Но за по аналитични справки, тези данни са твърде недостатъчни. Например не знаем кой е контрагента и какво сме му продали. За да въведем тази аналитичност, в Dreem използваме признаци. Признакът се явява допълнителна аналитичност на сметката. Ако въведем признаците, записването ще изглежда така:

Сметка Признак Сума   Сметка Признак Сума
4111 Униконт Софт ООД 600.00 | 702 TFT Монитор 450.00
      | 702 DVI кабел 50.00
      | 4532   100.00

Въвеждането на признаци към сметка ни дава възможност за допълнителна аналитичност в счетоводната системата.  Признаците имат типове: контрагенти, продукти, материали, служители и пр. Веднъж въведен в системата, признакът може да бъде използван във връзка с всяка сметка.

От показаното по-горе записване обаче не става ясно колко броя монитори и кабели са продадени на съответния клиент. За да въведем и тази аналитичност, трябва при съставяне на статията да укажем количество, мерна единица и цена. За тази цел в системата има съответните колони.

Сметка Признак Сума   Сметка Признак Кол. Мярка Цена Сума
4111 Униконт Софт ООД 600.00 | 702 TFT Монитор 2 бр. 225.00 450.00
      | 702 DVI кабел 2 бр. 25.00 50.00
      | 4532   100     100.00

Така направеното счетоводно записване много наподобява фактура за продажба. В лявата част е главата на документа (в случая клиента), а в дясната част е тялото (редовете). Или както би казал един счетоводител - Дт 4111 - 600.00 лв. / Кт 702 - 500.00 лв. и 4532 - 100.00 лв.

Всичко изглежда логично, но при представянето на записването в табличен вид сметка 4532 няма нито признак, нито мерна единица, нито цена. За да може всички записвания да се въвеждат само в една таблица, без да е необходимо да се отварят допълнителни екрани, в системата Dreem сме възприели всички суми, които нямат нужда от допълнително пояснение, да се въвеждат в колоната Количество. Избрали сме колоната количество поради факта, че става въпрос за количество пари в дадена валута (в случая в BGN).

Тъй като вече намесихме и вида валута ще дадем и друг пример. Извършваме покупка на същите стоки от EU (ВОП). Въвеждаме записването в BGN, но задължението ни към чуждестранния доставчик е в EUR. Нека осчетоводим само фактурата без ДДС.

Сметка Признак Кол. Валута Курс Сума   Сметка Признак Кол. Мярка Цена Сума
4012 SCI England 198 EUR 1.95583 387.25 | 304 TFT Монитор 2 бр. 164.29 328.58
            | 304 DVI кабел 2 бр. 29.335 58.67

Записваме го така, за да запазим приликата с Фактурата за покупка, но контирането (счетоводното записване) ще бъде - Дт 304 - 387.25 лв. / Кт 4012 - 387.25. Така с това счетоводно записване направихме покупка и се задължихме към доставчика SCI England със 198 EUR.

Таблицата, в която направихме записванията доста се разшири и стана неудобна, затова ще я преработим по следния начин, като вкараме Дебит и Кредит.

Сметка Признак Кол. Мярка Цена Валута Курс Дт Сума Кт Сума
4012 SCI England 198     EUR 1.95583   387.25
304 TFT Монитор 2 бр. 164.29 BGN 1.00 328.58  
304 DVI кабел 2 бр. 29.335 BGN 1.00 58.67  

Така оптимизирахме таблицата, че в нея мога да се въвеждат записвания във валута и лева едновременно, а също така и записвания, които касаят продукти и стоки, като възприехме едно просто правило: Сумата в ДТ или Кт е равна на количеството умножено по цената и по курса (където те са указани). Системата се ориентира кога става въпрос за количество валута или за количество стока, в зависимост от указаните стойности в колоните Цена и Курс.

За по-добър контрол на въвежданата информация в самата сметка може да се укаже дали тя е количествена или валутна. Тогава системата не позволява да се правят грешни записвания.