Документи за Покупка

Версия за печатВерсия за печат

Въведение

В тази статия:

  • Какво представляват Документите за покупки
  • Кои документи са търговски и кои данъчни
  • Връзки между документи и последователност

Документите за покупка са идентични като тези за продажба, но с обърната бизнес логика. Създават се при сключване на сделка между Купувача (потребителя на продукта) и Продавача (доставчика). На практика те представляват търговски документи, чрез които се дефинира договорката между двете страни. Те съдържат цялата информация по отношение на сделката и формират задължение на потребителя на продукта към доставчика. Опцията Документи за покупка съдържа две основни групи документи:

  • Търговски документи: Покупка, Кредитен документ за покупка, Дебитен документ за покупка;
  • Данъчни документи: Фактура за покупка, Кредитно известие за покупка, Дебитно известие за покупка,  Квитанция, Митническа декларация за внос;

Първичните в системата са търговските документи, от които се създават данъчните, а пък те от своя страна могат да влязат в счетоводството като счетоводни документи. Отделно всяка сделка преминава и през звената Склад (при стока) и Каса или Банка, за да бъде изцяло приключена. Тези звена също имат документи, с които се валидира дали стоката е влязла в склада и дали е платена. Но за по-голяма яснота нека проследим диаграмата на една сделка по покупка на определена стока.

Разбира се, тъй като бизнес сделките са доста разнообразни и както могат да се извършат в рамките на няколко секунди, така и да се проточват с години. От тази гледна точка, системата дава възможност за автоматично генериране на всички останали документи по сделката, след въвеждането на Покупката. Този процес по опростяване на въвеждането на документи силно зависи от самата сделка и от организацията на фирмата. Нека да проследим какво се случва в системата при въвеждане на една покупка.

Когато сключваме сделка за покупка, създаваме Документ за покупка, с който системата приема че е извършена покупка на описаната стока в документа и:

1. Стоката не е приета в склада.

2. Възниква задължение към доставчика.

3. Няма получена фактура.

Това са операции, които могат да бъдат извършвани от различни звена в дадена организация, но системата позволява и едновременно. Затова при валидиране (приключване) на документа за покупка, се извежда форма чрез която могат да бъдат генерирани всички останали документи по сделката, а именно:

1. ПСД — приходен складов документ. Приема стоката от доставчика и увеличава наличността в склада.

2. РКО — разходен касов ордер. Погасява възникналото задължение към доставчика. (ако е зададено плащане в брой)

3. ФПок — фактура за покупка. Генерира се фактура за покупка на база документа за покупка.

3.1. Счетоводно записване — създава се счетоводно записване за въведената фактура - 304/401 *.

3.2. Касов бон — създава се счетоводно записване за плащане по издадената фактура - 401/501 *.

* Всички сметки, използвани в счетоводните записвания зависят изцяло от сметкоплана и настройките на автоматичния осчетоводител

По този начин ние на практика приключихме сделката, като за целта въведохме всички необходими документи. Всяка от тези операции може да бъде извършвана през различно време и от различни оператори. Всичко зависи от организацията на документооборота и настройки на права в системата.

 

Заключение


В заключение можем да кажем, че първичния документ за всяка сделка е Документа за покупка. Този документ е носител на цялата необходима информация за автоматичното създаване на всички останали документи. В системата има документи от тип Заявки или Оферти, но тези документи не формират задължение, нито пък са гаранция за сключване на сделка. Въпреки това, ако имаме такива документи, то от тях можем да генериране на Документ за покупка и да продължим по горната схема.

Всички операции по една сделка могат да бъдат извършени, както едновременно от един оператор, така и в различно време от различни оператори. Формата за генериране на свързани документи може да бъде отваряна безкрайно много пъти, докато не бъдат издадени всички необходими документи за приключване на сделката.

Данъчните документи могат да осчетоводяват автоматично. Използваните сметки при тези счетоводни записвания зависят изцяло от настройките на сметкоплана и автоматичния осчетоводител.