Dreem Business Software © 2021 Unicontsoft Company. All rights reserved. | Version 1.5 |
Въведение
В системата Dreem сме създали инструмент за въвеждане на универсални счетоводни статии. Той е максимално опростен, но за да бъде добре разбран, следва да дадем няколко примера. Представете си, че трябва да въведем фактура за продажба, но в табличен вид. За целта нека разгледаме следното счетоводно записване.
Сметка | Сума | Сметка | Сума | |
4111 | 600.00 | | | 702 | 500.00 |
| | 4532 | 100.00 |
От направения по този начин запис става ясно, че сме продали стока за 500.00 лв. и сме начислили 100.00 лв. ДДС. Данните в това записване са абсолютно достатъчни за Баланс, ОПР, Главна книга и Оборотна ведомост. Но за по аналитични справки, тези данни са твърде недостатъчни. Например не знаем кой е контрагента и какво сме му продали. За да въведем тази аналитичност, в Dreem използваме признаци. Признакът се явява допълнителна аналитичност на сметката. Ако въведем признаците, записването ще изглежда така:
Сметка | Признак | Сума | Сметка | Признак | Сума | |
4111 | Униконт Софт ООД | 600.00 | | | 702 | TFT Монитор | 450.00 |
| | 702 | DVI кабел | 50.00 | |||
| | 4532 | 100.00 |
Въвеждането на признаци към сметка ни дава възможност за допълнителна аналитичност в счетоводната системата. Признаците имат типове: контрагенти, продукти, материали, служители и пр. Веднъж въведен в системата, признакът може да бъде използван във връзка с всяка сметка.
От показаното по-горе записване обаче не става ясно колко броя монитори и кабели са продадени на съответния клиент. За да въведем и тази аналитичност, трябва при съставяне на статията да укажем количество, мерна единица и цена. За тази цел в системата има съответните колони.
Сметка | Признак | Сума | Сметка | Признак | Кол. | Мярка | Цена | Сума | |
4111 | Униконт Софт ООД | 600.00 | | | 702 | TFT Монитор | 2 | бр. | 225.00 | 450.00 |
| | 702 | DVI кабел | 2 | бр. | 25.00 | 50.00 | |||
| | 4532 | 100 | 100.00 |
Така направеното счетоводно записване много наподобява фактура за продажба. В лявата част е главата на документа (в случая клиента), а в дясната част е тялото (редовете). Или както би казал един счетоводител - Дт 4111 - 600.00 лв. / Кт 702 - 500.00 лв. и 4532 - 100.00 лв.
Всичко изглежда логично, но при представянето на записването в табличен вид сметка 4532 няма нито признак, нито мерна единица, нито цена. За да може всички записвания да се въвеждат само в една таблица, без да е необходимо да се отварят допълнителни екрани, в системата Dreem сме възприели всички суми, които нямат нужда от допълнително пояснение, да се въвеждат в колоната Количество. Избрали сме колоната количество поради факта, че става въпрос за количество пари в дадена валута (в случая в BGN).
Тъй като вече намесихме и вида валута ще дадем и друг пример. Извършваме покупка на същите стоки от EU (ВОП). Въвеждаме записването в BGN, но задължението ни към чуждестранния доставчик е в EUR. Нека осчетоводим само фактурата без ДДС.
Сметка | Признак | Кол. | Валута | Курс | Сума | Сметка | Признак | Кол. | Мярка | Цена | Сума | |
4012 | SCI England | 198 | EUR | 1.95583 | 387.25 | | | 304 | TFT Монитор | 2 | бр. | 164.29 | 328.58 |
| | 304 | DVI кабел | 2 | бр. | 29.335 | 58.67 |
Записваме го така, за да запазим приликата с Фактурата за покупка, но контирането (счетоводното записване) ще бъде - Дт 304 - 387.25 лв. / Кт 4012 - 387.25. Така с това счетоводно записване направихме покупка и се задължихме към доставчика SCI England със 198 EUR.
Таблицата, в която направихме записванията доста се разшири и стана неудобна, затова ще я преработим по следния начин, като вкараме Дебит и Кредит.
Сметка | Признак | Кол. | Мярка | Цена | Валута | Курс | Дт Сума | Кт Сума |
4012 | SCI England | 198 | EUR | 1.95583 | 387.25 | |||
304 | TFT Монитор | 2 | бр. | 164.29 | BGN | 1.00 | 328.58 | |
304 | DVI кабел | 2 | бр. | 29.335 | BGN | 1.00 | 58.67 |
Така оптимизирахме таблицата, че в нея мога да се въвеждат записвания във валута и лева едновременно, а също така и записвания, които касаят продукти и стоки, като възприехме едно просто правило: Сумата в ДТ или Кт е равна на количеството умножено по цената и по курса (където те са указани). Системата се ориентира кога става въпрос за количество валута или за количество стока, в зависимост от указаните стойности в колоните Цена и Курс.
За по-добър контрол на въвежданата информация в самата сметка може да се укаже дали тя е количествена или валутна. Тогава системата не позволява да се правят грешни записвания.