В тази статия:
За въвеждането на начални салда по сметки в системата има 2 начина: ръчно и автоматично. Когато стартираме работа със системата и липсват въведени данни за предходната година, системата няма база, на която да генерира НС, следователно вариантът е те да се въведат ръчно. Обратното - ако в системата са обработени всички документи от миналия период, имаме предпоставка да генерираме салдата автоматично.
Нека разгледаме в последователни стъпки и двата начина за въвеждане на начални салда.
1. За да въведем Начално салдо за сметка, избираме група функции Счетоводна система || Начални салда на сметки. Десен щрак с мишката върху списъка с документи, избираме Нов документ.... Отваря се празна форма Начални салда на сметка за въвеждане на данни.
2. Сметка — в секция Общи от панел Документ посочваме Сметка и Година, за която въвеждаме начално салдо. Според настройките на сметката в Сметкоплан(активна/пасивна) системата определя дали въведените стойности ще се отразяват по Дебит или Кредит на сметките. В поле Сметка се предлагат единствено главните сметки - 2 и 3-шифрени, след което в редовете на документа системата предлага подсметките на избраната сметка.
3. Подсметки — позиционираме се на реда за добавяне на нов запис и в колона Сметка от падащия прозорец избираме Подсметката на предварително избраната главна сметка.
4. Признак — в колона Признак от бутона с трите точки в края на полето отваряме списък със счетоводни признаци. Те трябва да са въведени предварително. За повече информация нека видим Как да въведем Счетоводен признак.
5. Количество — в полето записваме желаното количество спрямо избраната мерна единица.
6. Цена, Валута, Курс — посочваме единична цена без ДДС спрямо избраните валута и курс. Системата предлага BGN и курс 1, освен ако не е променена настройката на използваната по подразбиране валута.
7. Приключен — бутон в лентата с инструменти, който запазва промените и валидира документа. Преди това системата иска потвърждение за свързване на салдата със счетоводни документи. Желателно е да отговаряме с 'Не', докато не приключим работа с НС и достигнем окончателния им вид. В противен случай корекции не се допускат.
За да генерираме начални салда автоматично, трябва да имаме данни за предходен счетоводен период, които системата да обработи и предложи. Ако стартираме работа с Dreem в текущата година, началните салда се въвеждат ръчно в системата.
8. Генерация на НС — избираме група функции Счетоводна система || Начални салда на сметки. Десен щрак с мишката върху списъка с документи, избираме Генерация на начални салда..., с което се отваря помощник в няколко стъпки за генерация на НС.
9. Начални салда на сметки — след избор на бутон Напред се отваря форма с полета за избор на година, за която ще генерираме салдата.
- Ако желаем да се генерират салда за всички сметки, без изключения, оставяме полета Сметка и Без сметка празни.
- Ако желаем да генерираме НС само за избрана сметка, посочваме желаната в поле Сметка, като я изберем от сметкоплана, който се отваря от падащия прозорец. Поле Без сметка остава празно.
- Ако желаем да генерираме салда за всички сметки, но с изключение на някоя, избираме сметката за изключване в поле Без сметка от сметкоплана, който се отваря от падащия прозорец. Поле Сметка остава празно.
10. Напред — след задаване на желаните критерии избираме бутон Напред, при което системата генерира записи в редакция отделно за всяка сметка. Така генерираните документи трябва да се проверят и валидират(приключат), за да се отразят в счетоводните справки.
11. Резултати от генерация — на последната стъпка от помощника системата дава информация за успешна генерация на салда по сметки и/или за грешка, като посочва причините за нея. Тя трябва да се коригира, след което да се направи повторна генерация на салда. Възможна грешка е наличието на платежни документи в различни валути.
Според това дали в системата има или няма данни за предходната година, съответно се генерират или въвеждат ръчно началните салда на сметки. И в двата случая като краен резултат трябва да има валидирани(приключени) документи отделно за всяка сметка, която има начално салдо. Ако НС са въведени коректно, логично в счетоводните справки салдата ще излизат правилно. Следователно, ако се установи грешка в НС по справки, причината се търси в първоизточника на данни - Начални салда на сметки.