| Dreem Business Software © 2021 Unicontsoft Company. All rights reserved. | Version 1.5 |
6 Август, 2013 - 11:30 — UCS Dreem Team
Въведение
В тази статия:
- Въвеждане на Начални салда на сметки
- Автоматично генериране на Начални салда на сметки
За въвеждането на начални салда по сметки в системата има 2 начина: ръчно и автоматично. Когато стартираме работа със системата и липсват въведени данни за предходната година, системата няма база, на която да генерира НС, следователно вариантът е те да се въведат ръчно. Обратното - ако в системата са обработени всички документи от миналия период, имаме предпоставка да генерираме салдата автоматично.
Нека разгледаме в последователни стъпки и двата начина за въвеждане на начални салда.
Въвеждане на Начални салда на сметки
1. За да въведем Начално салдо за сметка, избираме група функции Счетоводна система || Начални салда на сметки. Десен щрак с мишката върху списъка с документи, избираме Нов документ.... Отваря се празна форма Начални салда на сметка за въвеждане на данни.
Примерен екран
2. Сметка — в секция Общи от панел Документ посочваме Сметка и Година, за която въвеждаме начално салдо. Според настройките на сметката в Сметкоплан(активна/пасивна) системата определя дали въведените стойности ще се отразяват по Дебит или Кредит на сметките. В поле Сметка се предлагат единствено главните сметки - 2 и 3-шифрени, след което в редовете на документа системата предлага подсметките на избраната сметка.
3. Подсметки — позиционираме се на реда за добавяне на нов запис и в колона Сметка от падащия прозорец избираме Подсметката на предварително избраната главна сметка.
4. Признак — в колона Признак от бутона с трите точки в края на полето отваряме списък със счетоводни признаци. Те трябва да са въведени предварително. За повече информация нека видим Как да въведем Счетоводен признак. [1]
5. Количество — в полето записваме желаното количество спрямо избраната мерна единица.
6. Цена, Валута, Курс — посочваме единична цена без ДДС спрямо избраните валута и курс. Системата предлага BGN и курс 1, освен ако не е променена настройката на използваната по подразбиране валута.
7. Приключен — бутон в лентата с инструменти, който запазва промените и валидира документа. Преди това системата иска потвърждение за свързване на салдата със счетоводни документи. Желателно е да отговаряме с 'Не', докато не приключим работа с НС и достигнем окончателния им вид. В противен случай корекции не се допускат.
Примерен екран
Автоматично генериране на Начални салда
За да генерираме начални салда автоматично, трябва да имаме данни за предходен счетоводен период, които системата да обработи и предложи. Ако стартираме работа с Dreem в текущата година, началните салда се въвеждат ръчно в системата.
8. Генерация на НС — избираме група функции Счетоводна система || Начални салда на сметки. Десен щрак с мишката върху списъка с документи, избираме Генерация на начални салда..., с което се отваря помощник в няколко стъпки за генерация на НС.
Примерен екран
9. Начални салда на сметки — след избор на бутон Напред се отваря форма с полета за избор на година, за която ще генерираме салдата.
- Ако желаем да се генерират салда за всички сметки, без изключения, оставяме полета Сметка и Без сметка празни.
- Ако желаем да генерираме НС само за избрана сметка, посочваме желаната в поле Сметка, като я изберем от сметкоплана, който се отваря от падащия прозорец. Поле Без сметка остава празно.
- Ако желаем да генерираме салда за всички сметки, но с изключение на някоя, избираме сметката за изключване в поле Без сметка от сметкоплана, който се отваря от падащия прозорец. Поле Сметка остава празно.
Примерен екран
10. Напред — след задаване на желаните критерии избираме бутон Напред, при което системата генерира записи в редакция отделно за всяка сметка. Така генерираните документи трябва да се проверят и валидират(приключат), за да се отразят в счетоводните справки.
11. Резултати от генерация — на последната стъпка от помощника системата дава информация за успешна генерация на салда по сметки и/или за грешка, като посочва причините за нея. Тя трябва да се коригира, след което да се направи повторна генерация на салда. Възможна грешка е наличието на платежни документи в различни валути.
Примерен екран
Заключение
Според това дали в системата има или няма данни за предходната година, съответно се генерират или въвеждат ръчно началните салда на сметки. И в двата случая като краен резултат трябва да има валидирани(приключени) документи отделно за всяка сметка, която има начално салдо. Ако НС са въведени коректно, логично в счетоводните справки салдата ще излизат правилно. Следователно, ако се установи грешка в НС по справки, причината се търси в първоизточника на данни - Начални салда на сметки.