Как да създадем Документ/Фактура за Продажба

Въведение

В тази статия ще научим:

• Създаване на Документ за продажба
• Генериране на останалите документи, свързани с продажбата

Документа за продажба е търговски документ и дефинира сделката между Продавача (потребителя на продукта) и Купувача (клиента). При създаване на такъв документ се формира задължение на клиента към контрагента - Потребител на продукта. Документа за продажба съдържа цялата информация и от него могат да бъдат генерирани останалите документи за приключване на сделката. Тези операции могат да бъдат извършени едновременно от един оператор, но могат да се извършат по различно време и от различни оператори. Нека разгледаме един пример за създаване на продажба с основание за прилагане - Облагаеми доставки със ставка 20%.

Създаване на Документ за продажба

1. За да създадем документ за продажба, избираме група функции Търговска система || Документи за продажба. Десен щрак с мишката върху списъка с документи, избираме Нов документ.... Отваря се празна форма Документ за продажба за въвеждане на данни.

Примерен екран

2. Контрагент — избираме бутона с трите точки срещу полето Контрагент в секцията Купувач. Отваря се Форма за избор - Контрагенти. Маркираме контрагент с мишката и след това бутон Избор. Контрагентите трябва да бъдат предварително въведени. За повече информация нека видим Как да създадем контрагент. [1]

3. Съставил — от падащия прозорец избираме персона, която съставя документа. Полето се обзавежда автоматично, ако потребителя влязъл в системата е настроен. За повече информация виж Как да въведем настройки на Потребител. [2]

4. Продукт/Материал — позиционираме се с мишката върху полето Продукт/Материал в реда за добавяне на нови записи. Натискаме бутона с трите точки в края на полето. Отваря се Форма за избор - Продукти и материали. Маркираме продукт с мишката и бутон Избор го добавя в списъка. Продуктите трябва да бъдат предварително въведени. За повече информация нека видим Как да създадем продукт. [3]

5. Количество — в полето записваме, количеството което ще продадем на клиента.

6. Цена с ДДС — в полето записваме единичната цена с ДДС на продаваната стока. Съществува баланс между полетата Цена и Цена с ДДС в зависимост от избраното основание за прилагане (ДДС ставката), т.е. без значение е цената през кое от полетата ще бъде въведена. За да може системата автоматично да предлага цени на избраните продукти, трябва предварително да бъдат въведени Ценови листи. За повече информация виж Как да създадем Ценова листа. [4]

7. Приключен — бутон в лентата с инструменти. Валидира (приключва) документа и извежда форма Генериране - Свързани документи.

Генериране на свързани документи

Чрез тази форма могат да бъдат генерирани автоматично всички останали документи по този Документ за продажба: Складов документ, Документ за плащане, Фактура за продажба, Счетоводни записвания за фактурата, плащането, изписването на материалните записи и т.н.

Примерен екран

8. Генериране на Складов документ — ако стоката е изписана или трябва да се изпише от склада и трябва да намалим наличността, маркираме опцията Изписване от... (Склад по подразбиране) и опцията Приключване, за да може системата автоматично да валидира документа.

9. Документ за плащане — ако стоката ще бъде платена на място през каса, маркираме опцията Плащане в... (Каса по подразбиране) и опцията Приключване, за да може системата автоматично да валидира документа.

10. Генериране на Фактура — за да генерираме фактура по тази продажба, маркираме опцията Издаване (Фактура за продажба) и опцията Приключване, за да може системата автоматично да валидира документа. Към тази фактура можем да генерираме счетоводно записване в Счетоводната система, маркираме опцията Счетоводно записване. Тъй като генерирахме Касов ордер по тази продажба, то би трябвало да генерираме и счетоводно записване за плащане през каса към тази фактура. За целта маркираме опция Касов бон.

11. Ок — След като маркираме избраните опции, натискаме бутона Ок за изпълнението им. Системата генерира свързаните документи и валидира (приключва) Документа за продажба.

12. Можем да отпечатаме документа за продажба, както и всички свързаните с него документи. За повече информация нека видим Как да отпечатаме Документ за продажба. [5]

13. Запис и Изход — бутон в лентата с инструменти. Записва документа и излиза от формата.

Заключение

Целият процес за една сделка по продажба може да бъде извършен от Документа за продажба. При приключване на документа, системата дава възможност за генериране на всички останали документи по сделката, както и възможност да бъдат отпечатани.

Ръчното въвеждане на повечето данни може да бъде автоматизирано, като се използват Настройки на: потребител, контрагенти и продукти, Ценови листи, Схеми с търговски отстъпки и т.н.

Чрез падащия прозорец Основание за прилагане могат да бъдат избирани основания за прилагане на различна ДДС ставка.