Търговска система

Въведение

В тази статия ще научим:

Какво представлява Търговската системата на Dreem
Връзка между документите и отделните звена
Възможности на Търговската система

Търговската система се използва за управление на бизнес процесите. Предназначението ѝ е да поддържа предварително заложените работни процеси в дадена организация и да се грижи за документооборота. Изпълнява ролята на търговски и складов софтуер с отделни звена: Заявки, Покупки, Продажби, Каса, Склад, Банка.

Звената по търговската система са взаимно свързани, чрез документите, а системата разполага с информация на какъв етап е всяка сделка към определен момент. На базата на тези връзки, могат да се правят покупки и продажби с частично плащане, частично издължаване на стоки, частично фактуриране и т.н.

Връзките между документите най-често се създават автоматично от системата, стига оператора да посочи желаните документи. Системата Dreem създава и държи твърди връзки между документите и е важно те да се познават при работа. В картинката по долу са посочени основните връзки между документите и тяхната посока.

Заявки

Заявките в системата представляват документи, чрез които се дефинира желанието за покупка или продажба на дадени продукти или услуги. Заявките от клиенти, както и заявките към доставчици се въвеждат, като се отразява дата на поръчката, дата и място на доставка, съответните продукти, минимални количества по тези продукти, описание на транспорта, транспортна фирма и др. По този начин може да се следи всяка заявка, както и коректността на нейното изпълнение.

Покупки

Покупките на стоки и услуги се въвеждат в системата, за да може да се регистрира задължение към доставчика и съответно да се заведе стоката в склада. Ако покупката е услуга, то тя не изисква склад и може да бъде отнесена директно към съответния център на себестойност (ако се използват такива). Покупките направени във връзка с дадена заявка, могат да бъдат създадени автоматично от системата и само да бъдат потвърдени, когато станат факт. Покупката сама по себе си е търговски документ, на чиято база автоматично могат да бъдат създадени свързаните документи - Фактура, Складов документ, Касов ордер и пр. Счетоводното отчитане на тези документи става автоматично, на база правила, предварително дефинирани от счетоводителя на организацията.

Продажби

Документите за продажба на свой ред регистрират всички извършени доставки на клиенти в системата. В тези документи се отразяват условията за доставка, цени , отстъпки, срокове за плащане, транспорт на стоките и пр. Ако продажбата е във връзка с клиентска заявка, то тя може да бъде съставена автоматично. След регистрирането на една или повече продажби в системата, от тях могат да бъдат създадени Фактури, Складови документи, Касови ордери и пр. Осчетоводяването на документите става автоматично по предварително зададени правила.

Каса

Плащанията в брой от клиенти и към доставчици се обслужват от звеното за разплащания в системата. Всички плащания се свързват със съответните документи, за да може вземанията и задълженията да се следят аналитично. Могат да бъдат създавани и Протоколи за прихващане на вземания и задължения. Броя на портфейлите в системата е неограничен. Системата води автоматично касова книга по портфейли.

Склад

Складовото стопанство в системата е съобразено с всички изисквания на българското законодателство. Предназначението му е да води отчетност на движението на стоки и материали, както количествено така и стойностно. В системата има множество справки, с които може да се проследи движението на даден артикул и неговата себестойност. В зависимост от дейността на организацията могат да се съставят Протоколи за инвентаризация, Брак, Липси, Излишъци. Броят на складовете в системата е неограничен. Движението на стоки между складове се отразява посредством документи - Приемо-предавателни протоколи между складове. Те имат връзки помежду си, което позволява на системата автоматично да контролира себестойността на стоките в различните складове.

Банка

Банковите плащания се отразяват в системата ежедневно по банкови извлечения. Също както и плащанията през каса, те се свързват със съответните документи с цел аналитично водене на вземанията и задълженията. Банковите извлечения се осчетоводяват автоматично и пренасят аналитичността в счетоводството.

Функционалности на Търговската система

Търговската система разполага и с множество допълнителни функционалности за следене на бизнес процесите в дадена организация и улесняване на работата на потребителя. Разбира се не можем да изброим всички, но ето някои основни:

Директни продажби - POS терминали
Коригиращи документи за покупка и продажба, като Кредитни и Дебитни известия за цена или количество
Водене и следене на аванси по контрагенти
Възможност за водене на разходни центрове
Минимални и максимални наличности по складове
Запазване на количества в складове
Гаранционни карти по продукти
Партиди по продукти
Възможност за работа с баркод четци
Трансформиране на стоки при фактуриране
Продажби през различни фасети
Валутни покупки и продажби
Други

Финансовите анализи са основно предназначени да обслужват мениджмънта на организацията и да спомагат за вземане на управленски решения. Чрез набор от различни справки като Салда и обороти на контрагенти, Марж и рентабилност на приходите от продажби, по контрагенти и по продукти, Годишни обороти и др., системата дава възможност да бъде направен подробен анализ на минали периоди и съответно планиране на бъдещи.